メールで報告と連絡はできるが相談はできない


IMG_0690

iPhone 4

「ホウ・レン・ソウ」(報告・連絡・相談)というフレームワークがある。

このうち「報告」と「連絡」はメールですることができる。
多くの場合、一方通行かつ単独・単発の発信でコミュニケーションが完結するからだ。
業務の成果を報告する、議論の最終決定を文章にまとめて報告するなど、固定した事象を扱う。

「連絡」についても、ある日程の決定(または変更)を知らせる、業務予定を知らせる等、暗黙に不変の事実がその中身になる。

しかしこの3つの中で「相談」だけはちょっと異なる。
「相談」には、何かを発信した後に相手からのリアクションを期待するコミュニケーションである。
それは、賛同であったり、懸念の表明だったり、まったく新しい助言や提案かもしれない。

そこで、これらとメールというツールの相性を考えると「報告」や「連絡」については、時間や場所の制約から放たれることができるという特性を活かせる面が大きい。
一方「相談」については、やり取りが双方向性であり、しかも何往復のそれが必要か適切かは不明である可能性を含む。
するとその煩雑さが予想ができないし、微妙な齟齬が時に増幅することもありうる。

何らかの会合日程の調整を複数人で行うときにメールですべてをこなそうとすると時間や回数がかかったり、結局最大多数の希望がよくわからなかったりという結末を迎えることもある。

「相談」系のコミュニケーションであれば、古典的には直接集まる、リアルで会って話し合う、などが時間などの制約があるのは確かだが結局は効率が良く、「急がば回れ」になるように思える。
とは言いつつも、現代にはチャットやSkype、facebookなどのSNS、グループウェア、スマートフォンなどのツールが格段に増え整ってきているため選択の幅は広い。

それ故コミュニケーションの特性を察知したり、インフラについて理解・活用する能力が求められるわけではある。

2011-02-02 06:00

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

コメントを残す

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください